1/ Thuế GTGT chuyển cho cấp trên : A/ Cấp trên hoàn trả thuế GTGT ghi : Nợ 3421 (tài khoản HCSN có thu), 136 có 3113 (tài khoản HCSN có thu), 1331 trong chứng từ chuyển đổi công nợ 022 B/ Cấp trên nộp hộ thuế GTGT ghi : Nợ 33311 có 3422 (tài khoản HCSN có thu), 336 trong chứng từ chuyển đổi công nợ 022
2/ Xuất trả người bán : Tại phiếu xuất kho ghi nợ 331 có 152 (hoặc 1561) và 1331 thuế GTGT, mã xuất X29 (xuất trả nhà cung cấp) đồng thời phải có đầy đủ số sêri và số hoá đơn. Bảng kê đầu vào sẽ có dòng doanh thu và thuế GTGT số âm, tiếp tục ảnh hưởng đến tờ khai thuế và trừ nợ với người bán.
3/ Các hoá đơn xuất khuyến mãi : Viết tại phiếu xuất kho với mã xuất X09 (Xuất kho khuyến mãi) có đầy đủ số sêri và số hoá đơn. Bảng kê các hoá đơn hàng khuyến mãi trong “tiêu thụ --> xuất kho”
4/ Hạch toán mua bán xăng dầu (có phí xăng dầu) :
- Tạo mã VT/HH là : PXD
- Khi nhập kho mua xăng dầu ghi nợ 1561, 1331 và phí xăng dầu (mã PXD) treo vào tài khoản 1388, ghi có 331. Trên báo cáo kho, báo cáo thuế đầu vào sẽ không có mã PXD
- Khi xuất bán trong tiêu thụ ghi nợ 131, ghi có 5111, 33311 và phí xăng dầu (mã PXD) 1388. Khi chuyển từ tiêu thụ sang xuất kho sẽ không chuyển 2 mã GTGT và PXD, đồng thời báo cáo thuế đầu ra cũng không có mã PXD.
5/ Bán hàng nhưng chưa viết hoá đơn, có thể cuối tháng hoặc tháng sau viết hoá đơn ?
- Giải quyết thủ công : nhập bán hàng trong tiêu thụ ghi nợ 131 có 5111. Cuối tháng khách hàng nào viết hoá đơn mở lại chứng từ đó thêm số sêri và số hoá đơn vào (có thể điều chỉnh lại ngày chứng từ cho phù hợp). Chứng từ nào chưa viết hoá đơn thì sửa lại ngày chứng từ cho chuyển sang tháng sau. Xuất kho trong tháng bằng các chứng từ ghi trong tiêu thụ. Báo cáo thuế đầu ra trong tháng sẽ phú hợp với xuất kho. Tuy nhiên trong quản lý nợ ngày phát sinh nợ đã bị thay đổi (chuyển sang tháng sau đối với khách hàng chưa ghi hoá đơn) và tồn kho thực tế là tồn kho của tháng sau.
- Xem bán hàng chưa ghi hoá đơn như hàng ký gởi. Tạo kho ký gởi, tạo chứng từ chuyển từ kho hàng sang kho ký gởi (loại chứng từ 053, ghi nợ 157 ghi có 1561 kho 2 là kho ký gởi, chương trình phải thiết kế thêm đơn giá bán) khi khách hàng ghi hoá đơn ta tạo chứng từ tiêu thụ ghi nợ 131 ghi có 5111 kho bán hàng là kho ký gởi. Chứng từ này khi chuyển sang xuất kho ghi nợ 632 ghi có 157. Như vậy công nợ thực tế của khách hàng là phát sinh nợ của tài khoản 157 theo đơn giá bán (chú ý rằng bản chất của tài khoản 157 là giá vốn). Xuất nhập tốn kho sẽ bao gồm kho công ty và kho ký gởi. Báo cáo thuế đầu ra sẽ phù hợp với tồn kho của hai kho này.
- Thiết kế hệ quản lý bán hàng riêng, quản lý các phát sinh trước doanh thu (công nợ thực tế, kho thực tế, doanh thu thực tế kể cả có hoá đơn và chưa ghi hoá đơn) lúc này báo cáo thuế là hệ thống kế toán KT-ACCsev kế thừa dữ liệu từ hệ bán hàng
6/ Quyết toán tạm ứng nhiều hoá đơn (đã chi tạm ứng sau đó về thanh toán lại nhưng với nhiều hoá đơn) : vì phân hệ công nợ chỉ thanh toán tạm ứng mỗi lần 1 hoá đơn, do đó ta có thể dùng phân hệ thu chi trong phần viết phiếu chi nhiều hoá đơn. Khi viết phiếu chi nhiều hoá đơn ta có thể cho ghi nợ tài khoản chi phí, ghi có tài khoản 141, ghi đầy đủ số seri, số hoá đơn ngày hoá đơn. Mã khách hàng (phần chi tiết) là người nhận tạm ứng (để giảm trừ nợ), tên khách hàng và mã số thuế ghi theo hoá đơn (để thể hiện trên bảng kê hoá đơn đầu vào). Nếu giảm nợ cho mã nhóm khách hàng ta có thể chọn mã nhóm ở trên.7/ Thu theo hoá đơn và quản lý nợ theo hoá đơn : nếu đăng ký số dư cuối kỳ là tháng 12/2003 (thời điểm sử dụng phần mềm là tháng 01/2004) các số dư nợ theo hoá đơn từ tháng 12/2003 trở về trước sẽ hiểu là nợ theo 1 hoá đơn với số hoá đơn là 000000 (6 số 0) và số seri là A. Như vậy khi thu theo hoá đơn phần nợ trước thời điểm đăng ký số dư phải hiểu thu theo số seri và số hoá đơn như trên. Nếu vì lý do nào đó thay đổi thời điểm đăng ký số dư sẽ đưa đến quản lý sai nợ theo hoá đơn.
8/ Để giảm nợ cho khách hàng theo hoá đơn bằng cấn trừ lưu ý nhập liệu như sau : Nhập chứng từ nợ trong quản lý nợ với mã chứng từ 022 tài khoản có 131 (136) mã khách hàng giảm nợ ghi vào mã KH CÓ, có đầy đủ số sêri, số hoá đơn trong phần dán số hoá đơn. Nếu người mua đã trả tiền trước (đã thu tiền nhưng chưa có hoá đơn) trường hợp này mã khách hàng nợ = mã khách hàng có và TKNO=TKCO=131.
9/ Để tăng nợ khách hàng (nhóm khách hàng) và giảm nợ khách hàng (nhóm khách hàng) khác theo hoá đơn bằng cấn trừ lưu ý nhập liệu như sau : Nhập chứng từ nợ trong quản lý nợ với mã chứng từ 023 tài khoản nợ 131 (136) mã khách hàng tăng nợ ghi vào mã KH NỢ, khách hàng giảm nợ ghi vào KH CÓ, TK CÓ tương ứng với TK giảm trừ cho khách hàng có, thêm đầy đủ số sêri, số hoá đơn trong phần dán số hoá đơn
10/ Các lưu ý trong việc đưa bảng thông báo công nợ ra MS Excel (nút Xác nhận nợ trong chi tiết nợ phải thu phải trả):
- Trong thư mục c:\kt-acc phải có file tbcongno.xls
- Các cell đặc biệt sau đây để nhận các giá trị trong chương trình kế toán KT-ACCsev : F11, G11, H11, E13, E14, D18, F19, G23, G24, G25, G26, G28 và D29
- File MS Excel này chỉ nhận số liệu nợ của khách hàng đầu tiên, nếu trong khi xác nhận nợ chúng ta chọn nhiều khách hàng (chẳng hạn chọn dấu *)
11/ Giá thành sản phẩm bột : căn cứ vào các yếu tố sau
- Các phiếu nhập kho thành phẩm trong kỳ (mã kho TP, mã nhập N04) để xác định số lượng nhập thành phẩm
- Căn cứ vào phiếu xuất nguyên vật liệu theo định mức trong kỳ (mã kho NVL, mã xuất X01, mã định mức TP) để xác định số tiền từng TP nhập kho trong kỳ.
- Từ số tiền từng TP nhập kho trong kỳ tạo hệ số phân bổ (HSPB) để phân bổ tiếp cho các thành phẩm được đánh dấu là chưa đủ định mức (DUDM=False)
- Các TP chưa đủ định mức được nhận tiếp một khoản tiền gọi chi phí NVL phân bổ (CPNVLPB) khoản tiền này được phân bổ từ HSPB và tiền từ các phiếu xuất NVL, TP trong kỳ từ 2 kho NVL, TP (Mã định mức = null, mã xuất X01) có trừ thu hồi từ nhập kho NVL (Mã định mức = null, mã nhập N13)
- Từ CPNVL và CPNVLPB tạo hệ số phân bổ mới để phân bổ các chi phí còn lại (chi phí lương trực tiếp, chi phí chung,…)
12/ Không có khái niệm bình quân gia quyền nào khác khái niệm bình quân gia quyền cuối tháng cả. Nhiều người quan niệm giá xuất kho bình quân thời điểm này và thời điểm khác trong tháng sẽ khác nhau. Tuy nhiên điều này không đúng. Nếu muốn giá xuất khác nhau trong tháng ta không dùng cách lấy giá bình quân gia quyền mà phải dùng cách lấy giá khác như FIFO, LIFO,… Ví dụ sau đây cho ta thấy không đúng khi lấy giá bình quân từng thời điểm.
Tồn kho đầu tháng 10 giá 1000
Ngày 5 nhập 10 giá 1200. Lúc này giá bình quân sẽ là : 110
Ngày 10 xuất 10 với giá bình quân ở trên 1100
Ngày 15 nhập 10 giá 1400. Lúc này giá bình quân sẽ là (1000+1200+1400)/30=120
Những phiếu xuất trong tháng sau ngày 15 sẽ lấy đơn giá 120.
Tuy nhiên nếu qua tháng các phiếu xuất sẽ lấy giá bình quân cuối tháng trước, lúc đó sẽ là : (1000+1200+1400-1100)/20 = 125
Đây chính là mâu thuẩn vì chúng ta chưa nhập kho mà giá đã thay đổi.
13/ Cách lập bảng kê 06/GTGT : đây là bảng kê hàng bán giá trị thấp không ghi hoá đơn, cuối tháng căn cứ vào bảng kê này ghi thành 1 hoá đơn GTGT.
Chú ý do đặc điểm của bảng kê 06/GTGT nên khi bán hàng đơn giá phải có thuế GTGT đồng thời khai báo % thuế suất cho chứng từ này. Chú ý các chứng từ này không có số sêri.
a/ Nếu thu tiền mặt ta ghi nợ 1111 có 131, cuối tháng căn cứ bảng kê 06/GTGT ta tách thuế và ghi bút toán doanh thu nợ 131 có 5111 và 33311
b/ Nếu cho nợ ta ghi nợ 131 có 3388, cuối tháng căn cứ vào bảng kê 06/GTGT ta tách thuế và ghi bút toán doanh thu nợ 3388 có 5111 và 33311. Khi khách hàng trả tiền ta làm phiếu thu bình thường nợ 1111 có 131
14/ Cách lập bảng giải trình tờ khai thuế GTGT mẫu 02A/GTGT
- Nếu cần điều chỉnh hoá đơn mua. Nhấn nút “Hoá đơn mua” sau đó đóng các report lại rồi nút “Điều chỉnh hoá đơn”. Chọn hoá đơn cần điều chỉnh rồi nhấn nút “Chuyển sang điều chỉnh”
- Chương trình sẽ chuyển sang các hoá đơn điều chỉnh. Sau đó ta ghi các yếu tố điều chỉnh (doanh thu, thuế, lý do điều chỉnh, ngày điều chỉnh và mã trên tờ khai 01/GTGT)
- Nếu cần điều chỉnh hoá đơn bán. Nhấn nút “Hoá đơn bán” rồi làm tương tự
Tại đây ta có thể in bảng kê 02A/GTGT. Các số liệu tại bảng kê này giúp bổ sung vào bảng kê 01/GTGT.
Căn cứ vào bảng kê này ta bổ sung các chứng từ vào chương trình để thuyết minh các số liệu điều chỉnh bằng tài khoản.
15/ Bảng phân bổ thuế GTGT mẫu 02B/GTGT căn cứ vào tài khoản thuế GTGT phân bổ 133P (tài khoản tự thêm - qui ước của chương trình). Dùng tài khoản này cho các chứng từ có thuế GTGT không xác định được cho loại chi phí đối với doanh thu chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT (ví dụ doanh thu quyền sử dụng đất, doanh thu phần mềm sản xuất là các doanh thu không chịu thuế GTGT).
Các doanh thu không chịu thuế GTGT trong chương trình tại ô thuế GTGT cho số liệu null (để trống)
Sau khi in bảng phân bổ 02B/GTGT, căn cứ vào đây ta tạo các bút toán mới thể hiện việc phân bổ như sau. Ví dụ : tài khoản 133P là 100.000 xác định được phần khấu trừ là 30.000 ta ghi như sau : Nợ 64... 70.000, nợ 1331 (hay 33311) 30.000 và ghi có 133P 100.000
Như vậy tài khoản 133P là tài khoản trung gian không có số dư
20/ Giá thành công trình xây dựng (tính trực tiếp) : xuất kho NVL cho công trình (có mã công trình) ghi nợ 621 có 152 (153), các chi phí khác như chi lương trực tiếp 622, chi phí chung 627,... chi trực tiếp cho công trình (có mã công trình). Các tài khoản 621, 622, 627 ta đăng ký kết chuyển hết sang 154. Khi hình thành thành phẩm, nguyên vật liệu còn lại nhập kho ghi nợ 152 (153) có 154 và kết chuyển hết số dư nợ 154 sang 632.Trong tính giá thành lúc nào cũng xem được tài khoản 154, 632, 621,... kết hợp với mã công trình tương ứng.
21/ Thiết lập tham số các báo cáo tài chính theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006
- Bảng cân đối kế toán : lưu ý phải xác định tài khoản lưỡng tính trong bảng tài khoản cho các tài khoản như : 131, 331. Các tài khoản này sẽ lấy số dư bên nợ và bên có căn cứ vào cộng dồn số dư cho các khách hàng dựa trên các yếu tố nợ. Khi điều chỉnh tham số cho bảng CĐKT không cần đưa vào tham số cho các mã có yếu tố cộng từ dưới lên như 100, 120, 130, ... Phần tài sản lấy số dư bên nợ, phần nguồn vốn lấy số dư bên có
- Bảng kết quả kinh doanh : lấy số phát sinh căn cứ vào cập tài khoản đối ứng, mã nợ có thể hiện đối ứng cửa tài khoản chính. Nếu tài khoản đối ứng để trống sẽ hiểu là đối ứng với mọi tài khoản. Ví dụ : dòng mã số 01 ghi 511,512 C (để trống tài khoản đối ứng) sẽ hiểu là tổng phát sinh bên có của tài khoản 511xxx và 512xxx, dòng mã số 11 ghi 632 C 911 sẽ hiểu là tổng phát sinh bên có của tài khoản 632xxx nợ là 911xxx
- Lưu chuyển tiền (trực tiếp) : hiểu như bảng KQKD
- Lưu chuyển tiền (gián tiếp) : đa phần các mã số hiểu như bảng kế quả kinh doanh. Tuy nhiên có vài mã số xử lý đặc biệt.
a/ Mã số 01 lấy kế quả từ mã số 50 trên bảng KQKD nên phải chạy trước bảng này
b/ Mã số 04, 05 phải xác định được 4212 riêng cho các hoạt động do chênh lệch tỷ giá và hoạt động đầu tư. Ví dụ 4212A là tài khoản lãi lỗ hoạt đầu tư ta sẽ đăng ký trong điều chỉnh tham số như sau 4212A C 911
c/ Mã số 09,10,11,12 lấy tổng số dư cuối kỳ trừ tổng số dư đầu kỳ các tài khoản đăng ký trong kỳ báo cáo. Tổng số dư này lấy bên nợ nếu mã nợ có là N và ngược lại
d/ Mã số 22 lấy phát sinh tiền thu trừ phát sinh tiền chi trong kỳ báo cáo đối với các hoạt động thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác. Trong truờng hợp này cột tài khoản chính là đối ứng thu tiền (nợ 11xx có cột tài khoản chính) và cột tài khoản đối là chi tiền (có 11xx nợ cột tài khoản đối ứng)
22/ Nhập kho khi chưa có hoá đơn xử lý thế nào?
Khi chưa có hoá đơn nhập kho ta ghi TK nợ 1561 (152, 153), 1388 TK có 3386. Khi khách hàng giao hoá đơn ta nhập kho tiếp và ghi TK nợ 1561 (152, 153), 1331 TK có 331 mã nhập N01 sau khi thoát lưu, tại vị trí của chứng từ này ta nhấn F3 chương trình sẽ tạo chứng từ xuất kho điều chỉnh bằng số lượng và tiền của chứng từ nhập kho này và ghi TK nợ 3386, TK có 1561 (152, 153), 1388. Để theo dõi nợ phải trả không hoá đơn ta xem tài khoản 3386. Nợ phải trả có hoá đơn ta xem tài khoản 331.
23/ Thông tư 60/2007/TT-BCT ngày 14/06/2007 :
- Các hoá đơn kê vào bảng 01/KHBS chia làm 2 loại : loại chịu phạt và loại không chịu phạt. Loại chịu phạt ví dụ như trên hoá đơn đầu vào tiền thuế GTGT 1.000.000 đồng nhưng ghi lên bản kê 10.000.000 đồng làm giảm thuế GTGT phải nộp. Loại không chịu phạt chỉ rơi vào 2 trường hợp (xem lại tài liệu). Chú ý các trường hợp điều chỉnh giá, số lượng làm ảnh hưởng giá, hàng trả lại,... không đưa vào bảng kê 01/KHBS mà trực tiếp đưa vào bảng 01-1/GTGT (đầu ra), 01-2/GTGT (đầu vào) và có thể ghi số âm để điều chỉnh.
- Chú ý bảng 01/KHBS ghi số liệu trên bảng 01/GTGT và 01/TNDN kỳ trước. Ví dụ kỳ trước bảng 01/GTGT được khấu trừ là 20 triệu nay ta muốn điều chỉnh khấu trừ kỳ trước chỉ còn 10 triệu nghĩa là tăng số thuế phải nộp. Ta ghi cột số liệu đã kê khai là -20 triệu và cột số liệu điều chỉnh là -10 triệu.
- Số liệu trên bảng 01/KHBS không chịu phạt sẽ được ghi tiếp vào tờ khai 01/GTGT phần điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm thuế GTGT.
- Đối với các doanh nghiệp có 2 loại sản phẩm : không chịu thuế suất thuế GTGT và chịu thuế suất thuế GTGT chú ý như sau :
a/ Các hoá đơn GTGT đầu vào cho sản phẩm không chịu thuế, tiền thuế định khoản 133M
b/ Các hoá đơn GTGT đầu vào cho sản phẩm chịu thuế, tiền thuế định khoản 1331xxx
c/ Các hoá đơn GTGT đầu vào phân bổ, tiền thuế định khoản 133P
d/ Các hoá đơn GTGT đầu vào cho TSCĐ, tiền thuế định khoản 1332xxx.
- Bảng tạm nộp thuế TNDN hàng quý 01A/TNDN căn cứ vào các tham số trong báo cáo kết quả kinh doanh (phần báo cáo tài chính) để đưa ra các số liệu doanh số và chi phí. Ta có thể bổ sung vào các sổ liệu khác để in bảng 01A/TNDN.
24/ Tính giá thành hàng nhập khẩu (thiết kế theo yêu cầu) :
Hàng nhập khẩu ngoài giá tiền hàng nhập khẩu phải cộng thêm các yếu tố khác như : thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, các chi phí như lưu kho, chuyên chở, ... Các yếu tố này phải được phân bổ và cộng thêm vào giá trị hàng hoá. Vì hàng hoá của nhà cung cấp nước ngoài trong khi các chi phí của các nhà cung cấp khác nhau trong nước (hay nước ngoài). Nên chương trình tính giá vốn hàng nhập khẩu phải thoả mãn các điều kiện sau đây :
- Giá vốn phải bao gồm giá trước thuế được phân bổ của các yếu tố trên.
- Trên chứng từ nhập khẩu phải thể hiện được bảng kê thuế GTGT đầu vào của nhiều nhà cung cấp khác nhau
- Nợ phải trả tương ứng với nhiều nhà cung cấp khác nhau
Phân hệ “Nhập kho hàng nhập khẩu” sẽ thể hiện đầy đủ các yêu cầu trên. Sử dụng như sau : điền đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp hàng hoá, mã kho, số sêri, số hoá đơn, nhóm thuế, TK nợ của hàng hoá, TK có phải trả nhà cung cấp. Sau đó điền đầy đủ các thông tin về hàng hoá bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Phần chi phí ta điền đầy đủ các thông tin về TK nợ, TK có, số tiền, số sêri, số hoá đơn, nhóm thuế và các thông tin về khách hàng chi phí. Nút “Chuyển nhập kho” dùng để lưu số liệu. Khi lưu sẽ tự động phân bổ chi phí vào hàng hoá.
25/ Viết hoá đơn tiền đất (không có thuế GTGT) và tiền nhà (hay tiền hạ tầng có thuế GTGT) trên cùng 1 hoá đơn cách ghi như sau : Ghi hết các dòng tiền nhà (có thuế GTGT) sau đó ghi dòng tiền đất không thuế GTGT bằng số âm, sau cùng ghi dòng tiền thuế GTGT. Tiền thuế GTGT sẽ được tính đúng (sau khi trừ tiền đất theo giá UBND). Nhấn vào nút “Điều chỉnh” ghi thêm dòng tiền đất vào đây và ghi có là tài khoản doanh thu (51*). Khi in hoá đơn GTGT tiền đất trong “Điều chỉnh” sẽ được cộng thêm vào dòng tổng cộng tiền thanh toán. Chú ý nếu tài khoản có không phải là tài khoản doanh thu (51*) hoá đơn sẽ hiểu như chiết khấu, giảm giá.
Công nợ khách hàng được tính qua tài khoản (131) bao gồm số tiền trong “Điều chỉnh”. Trên bảng kê đầu ra thể hiện 2 dòng thuế cho 1 số hoá đơn GTGT. 1 dòng có thuế GTGT và 1 dòng không thuế GTGT
